【無料配布】電話メモ・伝言メモのWordテンプレート｜切り取って渡せる3枚組と、折り返しを追う記録台帳つき

※本記事にはプロモーションを含みます。

電話を受けた直後に裏紙へ走り書きしたメモは、あとで読み返すと会社名も番号もあやふやなことがあります。お名前は聞けていても折り返しの希望時間を聞きもらしたり、預かった用件が本人に届かないまま一日が終わったりもするものです。書く欄が先に決まった紙が机にあるだけで取りこぼしはかなり減るので、A4のWordテンプレートにまとめました。

こんな場面で活躍します
ダウンロード
画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

1. 席を外している人あての電話が続けて鳴るとき

短い時間に何本も受けると、どの用件が誰あてだったのかが混ざりはじめます。会社名・お名前・電話番号・ご用件の欄が先に並んでいるため、上から順に埋めるだけで伝わる形になります。何を聞くべきかを思い出しながら話す必要がなくなるのです。2ページ目には同じ枠が3枚入っていて、切り取り線で1枚ずつ分けられます。受けた人の名前と、番号を復唱したかのチェックも同じ枠にあるので、渡された側も確認の済み具合が読み取れます。

2. 用件が長く、決まったことと持ち帰りが入りまじるとき

日程の変更や見積もりの相談が続くと、聞き取るだけで手いっぱいになり、あとから読んでも確定と保留の区別がつきません。3ページ目の聞き取り用紙は、聞いたまま書く欄と決まったことの欄を分けてあり、電話を切った時点で仕分けが終わります。宿題の表は「だれが」「なにを」「いつまで」の3列に分かれていて、主語の抜けた覚え書きになりにくい作りです。そのまま担当者に渡せば、口頭で補う説明もほとんどいらないでしょう。

3. 折り返しが済んだかどうかを、あとから確かめたいとき

1枚ずつのメモは渡した時点で手元から消えるため、返事をしたかどうかが誰にも分からなくなりがちです。4ページ目の記録台帳に日付・相手・ご用件・期限を写しておけば、完了日が空いた行を追うだけで済みます。台帳の下には今月の件数と、完了日が空いている件数を書く欄も用意しました。月末にそこを数えるだけで、返せていない電話が何本あったのかが見えてきます。

ダウンロード

下のリンクからWordファイル（.docx）をダウンロードできます。登録もメールアドレスの入力もいりません。

電話メモ・伝言メモのテンプレートをダウンロード

Googleで使いたい人はこちらからコピーしてください。Googleドキュメントで開けば、外出先でもスマホから書き足せます。

画面はこうなっています

1ページ目は使い方の3行だけで、2ページ目からが本体になっています。記入欄はすべて表のセルで作ってあるため、手書きでも画面入力でも行がずれず、印刷したときに罫線が消えることもありません。

2ページ目は同じ枠が縦に3つ。枠と枠のあいだに「✂」の付いた点線が入っているので、はさみを当てる場所を探さずに切れます。うすい青のセルが見出しで、白いセルが書くところです。「ご希望」の行は折り返しの要否を□で選ぶ形になっていて、希望の時間帯を書く空欄も同じ行にあります。

使い方（3ステップ）

伝言メモを1件1枠で埋める。2ページ目の枠は左上が「宛先」で、ここに取り次ぐ相手を書き、右上の「受けた日時」に月日と時刻を入れます。続けて2行目の「先方会社・部署」と「お名前」、3行目の「電話番号」へ、聞いた順に書き込んでください。番号を読み上げて確かめたら「番号の復唱」の□にチェックを入れ、その下の広い「ご用件」の欄に話の中身をまとめます。最後は「ご希望」の行で折り返しの要否を選び、希望の時間帯まで書いてから、切り取り線で切って渡します。
用件が長い電話は聞き取り用紙に切り替える。3ページ目の上の表には、受けた日時・宛先・先方の会社とお名前・電話番号・折り返し先を入れます。「話の内容」の大きな欄には、相手の言葉をそのまま書いてください。通話中に確定した件は「この電話で決まったこと」の表へ移し、決めた人と決めた日まで残すと、後日たずねられても答えられます。持ち帰りになった件は「宿題・次にやること」の表に、だれが・なにを・いつまで、の順で1行ずつ書き分けてください。書き終えたら「報告・共有」の□で、本人に伝えたか、文字でも送ったかを確かめます。
台帳に写して、完了日を入れる。4ページ目の記録台帳へ日付・時刻・相手・宛先・ご用件を1行ずつ写し、「対応」の列に折・再・伝・急のどれかを入れます。折り返す約束をした件は「期限」にその日付を書き、連絡が済んだ日を「完了日」に入れてください。月末には下の「月末の見直し」に、今月の件数と完了日が空いている件数を書き出します。

よくある質問

Wordがなくても使えますか？

Googleドキュメントでも開けるので、上の「こちらからコピー」から自分のドライブに複製すれば編集できます。表の罫線はそのまま残りますから、印刷して手書きで使う形でも困りません。必要な枚数だけコピー機で刷って、電話機のそばに置いておく使い方も向いています。

メモの枠や台帳の行が足りません

表のいちばん右下のセルにカーソルを置いてTabキーを押すと、同じ書式のまま行が増えます。伝言メモを枠ごと増やしたいときは、枠の表と切り取り線をまとめて選んでコピーし、下に貼りつけてください。反対に使わない欄があれば、その行を選んで削除してもかまいません。

社内で配っても問題ありませんか？

問題ありません。自由に使えますし、社名や項目を足すような改変も、部署のみんなへ配り直すのも自由です。受ける電話の種類が決まっている職場なら、「ご用件」の欄によくある用件を先に書き、丸をつけるだけにしてもよいでしょう。

ほかのテンプレートはツール一覧に、生成AIへの指示文はプロンプト集にまとめてあります。折り返しの連絡漏れで同じ失敗をくり返していた人は、何を変えて止められたのでしょうか。