有給休暇の管理表（無料Excelテンプレート）｜付与日数と年5日の取得義務まで自動で出ます

※本記事にはプロモーションを含みます。

有給休暇の残りが何日あるかを聞かれるたび、申請書の束をめくって数え直していると、年5日の取得義務まで守れているのかが見えなくなってきます。付与日数は勤続年数で変わるうえ、週の所定労働日数が少ない方には別の表を当てはめるので、手計算ではどこかに見落としが残ります。取得した日を1行ずつ記録するだけで、付与日数から残日数、年5日の達成状況までを自動で出す管理表を作ったので、無料で配布します。

こんな場面で活躍します
ダウンロード
画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
ほかのツールもどうぞ
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こんな場面で活躍します

年5日の取得義務が守れているか確かめたいとき

年10日以上の有給が付与された人には基準日から1年以内に5日を取らせる義務がありますが、紙の申請書だけでは誰が何日取ったのかを追いきれません。この管理表は基準日から1年ぶんの取得日数を自動で数え、足りない人には「あと◯日」と期限つきで表示します。期限を過ぎてから気づいても取り返しがつかないので、月に一度この画面を開くだけでも安心感がちがってくるはずです。

パートやアルバイトの付与日数に迷ったとき

週の所定労働日数が4日以下の場合は比例付与という別の表を使うため、通常の10日・11日という数え方をそのまま当てはめると間違えてしまいます。入社日と週の所定労働日数さえ入れておけば、労働基準法第39条の表から今期の付与日数を自動で引いてくるので、毎回調べ直さずにすみます。週4日以下でも週30時間以上働いているなら通常どおりの日数になるという例外も、シートの「使い方と注意」にまとめてあります。

退職の手続きや調査で記録を求められたとき

年次有給休暇管理簿には「取得した日」「取得した日数」「基準日」の3つを残す決まりがあり、その年度が終わってから3年間の保存も必要になります。この管理表は取得日を1行ずつ入れていく形なので、3つの項目がそのまま残り、求められたときはその場で印刷して出せます。あとから慌てて作り直すより、日ごろから1行ずつためておくほうがずっと楽でしょう。

ダウンロード

Excelファイル（.xlsx）を無料で配布しているので、有給休暇の管理表をダウンロードから保存して、そのまま使いはじめてください。会員登録もメールアドレスの入力もいりません。

Googleスプレッドシートで使いたい方は、こちらからコピーを押すと自分のドライブに複製できます。数式もグラフもそのまま引きつがれるので、ブラウザだけで完結させたいときに便利です。

画面はこうなっています

「入力する」シートは見出し行と入力行だけの素直な表で、薄い黄色が入力欄、薄い青が自動計算の列です。取得の単位はプルダウンから選ぶだけなので、半休でも時間単位でも迷うことはありません。

「集計を見る」シートには社員ごとの基準日・付与日数・残日数・年5日の状況が並び、取得の多い順まで自動で出ます。下段には取得の単位ごとの構成比と月ごとの推移があり、横棒グラフと折れ線グラフも数字に合わせて動きます。

使い方（3ステップ）

「集計を見る」シートのB5に、1日の所定労働時間を入れます。ふつうは8のままでよく、時間単位の年休を日数に直すときに使う数字です。
同じシートのA21から下に、氏名・入社日・週の所定日数・前年からの繰越日数を1人1行で入れます。基準日と付与日数はここで自動計算されるので、触る必要はありません。
「入力する」シートのA2から下に、取得日・氏名・取得の単位を1行ずつ足していきます。時間単位で取ったときだけ、D列に時間数を入れてください。

よくある質問

半休や時間単位の年休はどう入れますか

C列のプルダウンで「午前半休」「午後半休」「時間単位」を選べば、E列が自動で0.5日や時間数ぶんの日数に直します。時間数を入れるのは時間単位のときだけなので、全日や半休の行のD列は空のままでかまいません。

年5日の義務に時間単位の年休は数えられますか

数えられません。半日単位なら0.5日として認められますが、時間単位の年休は義務の日数から外す決まりなので、F列「年5日の対象」では0として扱っています。集計シートの「年5日の状況」もこの決まりに合わせて判定するため、数えすぎて安心してしまう心配がありません。

繰越はいつまで使えますか

有給休暇は2年で時効になるため、繰越日数に入れられるのは前の年度に残った分までで、それより古い分は消えてしまいます。基準日が変わったら残日数を繰越日数の欄に書きうつすと、そのまま次の1年を追いかけられます。

ほかのツールもどうぞ

仕事をすこし軽くするテンプレートをツール集にまとめてあり、どれも同じように無料で配布しています。生成AIへの指示文をそのまま使いたい方は、プロンプト集もあわせてのぞいてみてください。自分もこれから、月に一度の確認にこの管理表を使っていくつもりです。