人数が足りない日が赤くなるシフト表（Excel・無料）残業と深夜・休日労働も自動集計

※本記事にはプロモーションを含みます。

シフトを組み終えたあとで「この日、人が足りない」と気づいてヒヤリとしたことはないでしょうか。紙やホワイトボードのシフト表は、日ごとに人数を数え直さないと抜けに気づけません。そこで、勤務を打ち込むだけで人数の足りない日が赤くなり、残業・深夜・休日労働まで自動で集計されるExcelのシフト表を作りました。

こんな場面で活躍します
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画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

来月のシフトを組み終えて、抜けがないか見直すとき

日付ごとの出勤人数と必要人数を並べた表が自動でできあがり、足りない日は行ごと赤くなります。カレンダーを指でなぞりながら人数を数える作業がいりません。棒グラフでも、どの日が凹んでいるかがひと目で分かります。

急な欠勤の連絡が入って、代わりを頼むか迷うとき

その日の行を見れば、出勤人数と必要人数との過不足がすぐに分かります。1人抜けても回るのか、誰かに声をかけるべきなのかを、その場で判断できます。

月末に勤務時間と残業をまとめて確認するとき

スタッフごとの労働時間、法定内残業、法定外残業、深夜労働、休日労働が自動で集計されます。給与計算に渡す数字を、電卓を叩かずに用意できます。

ダウンロード

シフト表（Excel / .xlsx）をダウンロード

Googleスプレッドシートで使いたい方はこちらからコピーしてください。ブラウザだけで同じように使えます。

画面はこうなっています

「入力する」シートです。薄い黄色のセルが入力欄で、日付・氏名・部署・区分・開始・終了・休憩の7つを埋めるだけ。右側の実働時間や残業、その日の出勤人数と過不足は自動で出ます。

「集計を見る」シートです。日別の出勤人数と必要人数を並べた棒グラフ、部署別の労働時間、区分別の内訳、スタッフ別の残業、月別の推移までまとまっています。人数が足りない日は赤い行で示されます。

使い方（3ステップ）

設定を2か所だけ入れる：「入力する」シートのC1に1日に必要な人数（例: 2）、C2に1日の所定労働時間（例: 7.5）を入れます。準備はこれだけです。
スタッフ名を登録する：「集計を見る」シートのA70〜A77に氏名を入れます。ここに入れた名前が「入力する」シートのC列でプルダウンから選べるようになり、そのままスタッフ別の集計にも反映されます。
勤務を打ち込む：「入力する」シートの5行目から、1行に1人分の勤務を入れます。A列に日付、C列に氏名、D列に部署、E列に区分（通常・早番・遅番・夜勤・休日出勤）、F列に開始、G列に終了、H列に休憩の分数。同じ日付の行数が、そのままその日の出勤人数になります。

よくある質問

夜勤のように日をまたぐ勤務も入れられますか？

入れられます。開始に22:00、終了に7:00と入れれば、9時間から休憩を引いた時間として計算されます。深夜（22時〜翌5時）に重なった時間も自動で拾います。

残業の「法定内」と「法定外」は何が違うのですか？

所定労働時間を超えて1日8時間までの部分が法定内、8時間を超えた部分が法定外です。割増賃金の対象になるのは法定外のほうなので、分けて集計しています。休日出勤にした行は、残業とは別に休日労働としてまとめます。週40時間の扱いや36協定の上限は職場によって違うので、数字はめやすとして使ってください。

何件まで入りますか？

200行まで入ります。1か月分のシフトなら十分な量です。足りなければ行をコピーして増やしてください。

ほかのツールはツール一覧に、生成AIに投げる指示文はプロンプト集にまとめています。私もこれから自分の手元で使いながら、気づいたところを少しずつ直していくつもりです。