会議アジェンダ（時間割つき）Wordテンプレート無料配布｜議題ごとに時間を割り振って、時間内に終わらせる

※本記事にはプロモーションを含みます。

「30分の予定だったのに、気づいたら1時間を超えていた」——会議のあとに、そんな徒労感だけが残ることはないでしょうか。長引く会議の原因の多くは、議題ごとにどれだけ時間を使うかを決めないまま話し始めてしまうことにあります。この会議アジェンダ（時間割つき）は、議題を上から並べて開始時刻と所要（分）を書き込むだけで、会議を時間内に着地させられるWordテンプレートです。無料で配布していますので、そのまま使っていただけます。

こんな場面で活躍します
ダウンロード
画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

毎週の定例会議が、いつも時間どおりに終わらないとき

最初の議題で盛り上がりすぎて、いちばん大事な最後の議題が「時間がないので次回に」となってしまうのは、よくある光景です。タイムテーブルに所要（分）をあらかじめ書いておくと「この議題はあと5分です」と誰でも言いやすくなり、時間を守るのが特定の誰かの気配りではなく、紙に書かれたルールになるのが大きな違いです。

参加者が多くて、話がどんどん横に広がってしまうとき

人数が増えるほど、思いつきの発言が増えて本筋から離れていきます。「この会議のゴール」を先に1〜3行で書いておけば、話がそれたときに「今日はここを決める会でしたよね」と戻す手がかりになります。脱線した話題は、その場で持ち帰りタスクの欄に書いておけば消えません。

決まったはずのことが、翌週には曖昧になっているとき

会議中は全員が納得していたのに、あとで「あれ、どっちに決まったんだっけ」と蒸し返されるのは、決定事項を書き残す場所がないとどうしても起こります。このシートは決定事項と持ち帰りタスクを表で持っているので、会議が終わった時点で議事録がほぼ完成しています。

ダウンロード

下のリンクからWord文書をダウンロードでき、会員登録などは必要ありません。

会議アジェンダ（時間割つき）をダウンロードする

Googleドキュメントで使いたい方はこちらからコピーしてください。ご自身のドライブに複製されるのでそのまま編集でき、どちらも改変・再配布は自由なので、社内用に項目を足したり、ロゴを入れたりしてお使いください。

画面はこうなっています

1ページ目は表紙と使い方の説明になっていて、ここを読めば準備することがひと通り分かります。実際に書き込むのは2ページ目からなので、印刷して配る場合はこのページを外してもかまいません。

使い方（3ステップ）

会議の前提をそろえます。2ページ目の「1. 会議の基本情報」の表に、会議名・日時・場所・参加者を入れます。左の項目名はそのままで、右の空欄を埋めるだけです。続けて「2. この会議のゴール」に、終わったときに何が決まっていれば成功かを1〜3行で書きます。ここが埋まらない会議は、そもそも開かなくていい会議かもしれません。
タイムテーブルを組みます。「3. タイムテーブル」の表に、議題を話す順番で上から並べます。1行目の「開始」に会議の開始時刻、「所要（分）」に見積もりの時間、「議題」に話す内容を入れ、2行目以降の「開始」には前の行の開始時刻に所要を足した時刻を入れていきます。最初の2行は記入例なので、上書きして使ってください。最後に所要の合計を出して、会議時間に収まるか確かめます。はみ出したときは、各議題を削るより議題そのものを減らすほうがうまくいきます。
会議中に書き込み、終わったら共有します。決まったことは「4. 決定事項」へ、その場で片付かないことは「5. 持ち帰りタスク」へ書きます。持ち帰りタスクは「誰が・何を・いつまでに」が分かる形で残すのがコツです。最後に「6. 次回の予定」を埋めて、ファイルをそのまま参加者に共有すれば、議事録を別に作る必要はありません。

よくある質問

Wordがない環境でも使えますか？

使えます。上のリンクからGoogleドキュメント版をコピーすればブラウザだけで編集できますし、印刷して手書きで埋める使い方も想定しているので、会議室にプリントを持ち込んでも問題ありません。

所要の合計が、どうしても会議時間に収まりません。

各議題を1分ずつ削るより、優先度の低い議題を丸ごと次回に回すほうが結果的にうまく進みます。また、最後に5分ほど「予備」の行を作っておくと、質疑や決定事項の書き取りに使えて安心です。

項目を書き換えて、社内で配ってもいいですか？

はい、改変も再配布も自由で、表の列を足す、不要なセクションを消す、会社のフォーマットに合わせるといった変更も歓迎です。使用の報告や表記のクレジットも必要ありません。

ほかにも、日々の仕事を少し軽くするテンプレートをツール集にまとめています。あわせて、そのまま貼って使えるAIへの指示文を集めたプロンプト集もありますので、議事録の要約や次回アジェンダのたたき台づくりに役立ててみてください。