宛名ラベル差し込み表（Excel・無料）｜住所を打つだけで差し込み印刷用の宛名が自動でできる

※本記事にはプロモーションを含みます。

年末やイベントの前になると、宛名書きの手間だけで何日も溶けてしまいます。名簿が年賀状ソフトや表計算のファイルに散らばっていると、同じ相手へ二度出してしまうことも起こります。宛先を1か所にためておいて、そのままラベルへ流しこめる表を作りました。

こんな場面で活躍します
ダウンロード
画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

12月に入ってから年賀状の準備を始めるとき

年賀状は毎年おなじ相手に出すのに、名簿だけはなぜか毎年どこかへ消えてしまいます。去年のファイルを探すところから始めると、それだけで午後がまるごと終わってしまうのです。毎年おなじ顔ぶれに送るからこそ、名簿は作り直すより使いまわすほうが速く終わります。宛先を1枚の表にためておけば、翌年は発送予定日と状態を書きかえるだけで足ります。区分を親族・友人知人・取引先と分けておくと、今年は誰に出すかをしぼりこむのも楽になるでしょう。

案内状や請求書を毎月おなじ相手へ送るとき

毎月の発送は件数が少なくても、送った送っていないの記録が残らないと、月末に確認の手間が生まれます。状態の列を未作成・印刷済・発送済と切りかえていけば、いま何件が手つかずかは集計シートに出ます。発送予定日をすぎたのに出していない件数まで数えるので、取りこぼしにも気づけるでしょう。送付物の列で請求書と案内状を分けておけば、同じ表のまま両方の発送を回せます。

住所録があちこちのファイルに散らばっているとき

住所録が複数あると、どれが最新なのか分からなくなり、結局その場で本人に聞き直すことになります。この表にはチェックの列があり、敬称・郵便番号・住所のどれかが空なら要確認と出ます。宛名がまったく同じ行があれば、重複の疑いという表示も付くのです。住所が変わったかもしれない相手は状態を保留にしておくと、発送対象にもラベルの枚数にも入りません。刷ってから間違いに気づいて刷り直す、という遠回りを減らせます。

ダウンロード

宛名ラベル差し込み表（Excel・無料）はこちらからダウンロードできます。ファイルを開けばすぐ使えますし、会員登録もマクロもいりません。Googleスプレッドシートで使いたい方は、こちらからコピーしてお使いください。

画面はこうなっています

入力シートは見出し行と入力行だけの、まっさらな台帳になっています。うすい黄色のセルが打つところで、右はしの4列は打った内容から自動で組み立てられます。

集計シートには件数と構成比、月べつの発送予定、グラフが並びます。ラベル用紙が何枚いるかも面数べつに出るので、買い出しの前に見ておくと足りない事態を避けられるでしょう。

使い方（3ステップ）

「集計を見る」のB6に差出人を1行で、B7に対象の年を入れます。差出人は郵便番号から名前までを、ラベルに刷る形のまま続けて書いておくと迷いません。B7の年は、下にある月べつ集計の12か月の並びを決めるところです。
「入力する」の2行目から下に、A列の会社・団体名からE列の住所までを打ちます。敬称・区分・送付物・状態はプルダウンから選べますし、H列に発送予定日を入れると月べつの集計にも乗ります。部署あてで担当者が分からないときは、B列の氏名を空にしたままC列で御中を選んでください。
L列のチェックで要確認と重複の疑いを直したら、J列の宛名とK列の住所を差し込み印刷に読ませます。Wordなら［差し込み文書］から［ラベル］を選び、宛先にこのファイルを指定するだけです。J列とK列は数式で組み立てているので、上書きせずそのまま使ってください。

よくある質問

会社あてと個人あてが混ざっていても大丈夫ですか

混ざったままで問題ありません。会社あては会社・団体名と担当者名の両方を入れて、敬称に様を選びます。部署そのものへ送るなら、氏名を空にして御中にしてください。宛名の列は空いたところをつめてつなぐので、どちらの書き方でも1行にきれいにまとまります。

何件まで入りますか

2行目から201行目までの200件ぶんを用意してあります。足りないときは201行目より上で行を挿入してください。書式と数式がそのまま引き継がれるため、200件をこえても同じように使えます。ただし住所の一覧は個人情報にあたるので、ファイルの置き場所と共有する相手にはご注意ください。

決めたことや宿題の欄は何に使うのですか

集計シートの下に、決めたことと宿題の表を分けて置いてあります。会社あてには担当者名も入れる、といった取りきめは決めたことの表に残します。ラベル用紙を買い足すような残作業は、誰が・何を・いつまでの形で宿題へ書くとよいでしょう。期限を入れると残り日数が出て、期限ごえ・もうすぐ・まだ余裕のめやすも自動で付きます。

ほかのテンプレートはツール一覧にまとめてあります。生成AIへの指示文をさがしている方は、プロンプト集もあわせてどうぞ。私自身も送りものの管理を、これからこの表でやっていくつもりです。