プロジェクトの予算と実績を1枚で管理するExcelテンプレート【無料配布】

※本記事にはプロモーションを含みます。

プロジェクトの予算を決めたところまでは順調でも、走り出してしばらくすると「いま、いくら使ったのか」がすぐに答えられなくなります。見積書と請求書がメールとフォルダに散らばってしまい、気づいたときには予算の大半が消えていた、という流れはめずらしくありません。予算と実績を1行ずつ並べて、残りの予算とこのペースでの着地見込みまで自動で出すExcelテンプレートを作りました。

こんな場面で活躍します
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画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

外注費と自分の手間が入り混じって、全体像が見えなくなったとき

デザインは外注、原稿は自分、サーバー代は月額といったぐあいに、お金の出どころがばらけると全体の残高が追えなくなります。費目ごとに予算を先に置いておけば、支払いが発生したときに実績を足すだけで残りが分かるので、勘で進める時間が短くなるでしょう。フェーズべつの集計もあるため、どの工程で予算を食っているのかもひと目で確かめられます。無理に細かく分ける必要はなく、あとで見て思い出せる単位で1行にまとめれば十分です。

月末に請求書をまとめながら、残り予算を数え直しているとき

請求書の束を前に電卓をたたく作業は、毎月おなじことをくり返しているわりに、終わったあと何も残りません。このテンプレートは実績を入れた時点で消化率と残り予算が動くので、月末にやることは支払状況の更新だけになります。未払いと請求中の合計も別に出しているため、これから口座から出ていく金額まで先に見えるのです。

次の見積りを作るのに、前回いくらかかったか思い出せないとき

終わったプロジェクトの費目べつの実績は、次の見積りでいちばん頼りになる材料になります。ところが表計算に記録がないと、記憶とメールの検索だけで数字を組み立てることになり、根拠がどうしても弱くなりがちです。1本ぶんを最後まで入れておけば、費目べつの構成比と順位がそのまま次回の土台として使えます。

ダウンロード

プロジェクト予算・実績表（Excel・無料）をダウンロードする

Googleスプレッドシートで使いたいときは、こちらからコピーしてください。このテンプレートは自由に使ってかまいません。改変・再配布も可です。

画面はこうなっています

入力するのはうすい黄色のセルだけで、フェーズ・費目・進捗率・状況・支払状況はプルダウンから選べます。右側のグレーの列は差額から着地見込まで自動で計算されるため、手で打ちこむ必要はありません。

合計や消化率にくわえて、フェーズべつの予算と実績をならべた縦棒グラフと、月べつの累計を追う折れ線グラフが入っています。判定べつの内訳を見れば、気をつけたい明細が何件あるのかもすぐ分かります。

使い方（3ステップ）

「入力する」シートのB1にプロジェクト名、B2に対象の年、B3に注意ラインの消化率を入れます。B3は0.8のままで始めておき、きびしく見たいときに0.7へ下げてください。
「集計を見る」シートのB6に、承認された予算の総額を入れます。まだ決まっていなければ0のままでもかまいませんし、明細の合計だけで集計は動きます。
「入力する」シートの5行目から下に、計上日・フェーズ・費目・項目名・予算額（E列）を先に書き、お金が動いたら実績額（F列）と進捗率（G列）を足していきます。あとはP列の判定を見るだけです。

よくある質問

着地見込はどうやって計算しているのですか

実績額を進捗率で割った、単純な割り算で出しています。40％まで進んだ時点で8万円使っているなら、同じペースなら最後は20万円になる、という考え方です。残りの工程が重いときは多めに見る必要がありますが、早い段階で赤信号に気づくには十分でしょう。

フェーズや費目を自分の仕事にあわせて変えられますか

「集計を見る」シートの表に並んでいる名前が集計のもとなので、行を挿入して書きかえれば増やせます。あわせて「入力する」シートB列・C列のプルダウン（データの入力規則）にも同じ名前を足してください。名前が1文字でもちがうと別ものとして数えるため、入力はプルダウンから選ぶのが安全です。

行が足りなくなったらどうしますか

入力できるのは5行目から204行目までの200行ですが、204行目より上で行を挿入すると書式と数式がそのまま引き継がれます。1件ずつ分けて書くほど集計は細かくなるので、まとめるか分けるかで迷ったら行を分けてください。

ほかのテンプレートはツール一覧に、同じ困りごとを生成AIで片づける指示文はプロンプト集にまとめています。自分もこれから、案件ごとに1本ずつ使っていく予定です。