締切からの逆算シート（無料Excelテンプレート）｜着手日と1日あたりのノルマが自動で出ます

※本記事にはプロモーションを含みます。

締切の日付だけが先に決まっていて、いつ何から手をつけるのかは決まっていない、という仕事はめずらしくありません。やることを紙に書き出してはみても、全部で何時間かかるのかを足していないと、間に合うかどうかは最後まで感覚のままです。最終締切日とやることの見つもり時間を入れるだけで、タスクごとの着手日・期限・1日あたりに必要な時間を逆算して出すシートを作ったので、無料で配布します。

こんな場面で活躍します
ダウンロード
画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

締切だけが決まっていて、いつ始めればいいか分からないとき

提出日は決まっているのに着手日は決まらないので、「そのうち始めよう」のまま日だけが過ぎていきます。このシートは締切から所要日数を逆に積み上げて、最初のタスクに手をつけるべき日を「逆算のスタート日」として1行で出します。その日が今日より前なら、もう出遅れているという合図なので、工数を削るか締切を動かすかの判断をその場で下せるでしょう。反対にまだ先なら、いまは材料をそろえておけばよいと分かるため、あせる気持ちも落ち着いてきます。

やることは並べたのに、間に合うかどうかが感覚でしか分からないとき

タスクの一覧があっても、合計で何時間かかるかを足していなければ、間に合うと言える根拠はどこにもありません。予定工数を入れていくと、残り工数を締切までに使える日数で割った「いま必要な1日あたりの時間」が自動で出ます。この数字が1日に使える時間をこえていれば、その差のぶんだけ毎日はみ出していく計算になるので、気合いではなく数字で手を打てるのです。判定は「余裕をもって間に合います」「ぎりぎり間に合います」「このままだと間に合いません」という言葉でも出るため、報告にもそのまま使えます。

いくつも締切が重なって、今日どれから手をつけるか迷うとき

手をつける順番で迷っている時間ほどもったいないものはなく、迷っているあいだにも締切は近づいてきます。このシートは1行ごとに状態を自動で出すので、今日が着手日から期限のあいだにあるタスクには「いま進める」と表示されます。期限をすぎたまま終わっていない行はうすい赤で塗られるため、朝いちばんに片づけるものが一目で決まるでしょう。進捗率を10きざみで入れておけば予定の進捗との差も出るので、遅れが小さいうちに気づけます。

ダウンロード

Excelファイル（.xlsx）を無料で配布しているので、締切からの逆算シートをダウンロードから保存して、そのまま使いはじめてください。会員登録もメールアドレスの入力もいりません。

Googleスプレッドシートで使いたい方は、こちらからコピーを押すと自分のドライブに複製できます。数式もグラフもそのまま引きつがれるので、ブラウザだけで完結させたいときに便利です。

画面はこうなっています

「入力する」シートは見出し行と入力行だけの表で、うすい黄色が入力欄、青い文字の列が自動計算です。いちばん右には12マスのガントがあり、青い帯が作業する期間を、オレンジの列が今日をふくむ位置を表します。

「集計を見る」シートには、逆算のスタート日・いま必要な1日あたりの時間・間に合うかの判定が上から並びます。その下には工程べつと担当べつの集計が構成比と順位つきで続き、月べつの推移とあわせて2つのグラフが数字に合わせて動きます。

使い方（3ステップ）

「入力する」シートのB1に最終締切日、B2に1日に使える時間、B3に土日も作業するかどうかを入れます。B2は少なめに見るほど計画が崩れにくいので、毎日2時間とれるときでも1.5と入れておくと安全です。
同じシートの5行目から下に、やることを「やる順番どおり」に1行ずつ書きます。A列の工程とC列の担当はプルダウンから選び、D列に予定工数、E列に進捗率を入れてください。
H列の着手日とI列の期限、N列の状態を見ます。「集計を見る」を開くと、間に合うかの判定と工程べつの内訳、月べつの推移がグラフつきで出そろいます。

よくある質問

タスクの順番を入れかえたいときはどうしますか

このシートは上から書いた順に日程を割りつけるので、順番を変えたいときは行ごと入れかえてください。行を切り取って挿入すれば、着手日と期限はその場で計算し直されます。同時に進められるタスクも順番に並べて計算する作りなので、並行して進める予定なら、2つ合わせた工数を1行にまとめるほうが実態に近くなるでしょう。

祝日や連休はどう扱われますか

土日はB3の設定でとばせますが、祝日は平日として数えています。大型連休や年末年始をまたぐ計画では、工程の「予備日」で1行足して、休むぶんの時間を先に確保しておくと安全です。予備日を入れると逆算のスタート日がその日数だけ前に動くので、急な差しこみが入っても耐えられる計画になります。

間に合わないと出たときは何をすればいいですか

打てる手は、工数を減らす・時間をふやす・人にわたす・締切を動かすの4つしかありません。まず工程べつの集計で工数の大きい工程から削れるところを探し、つぎに担当べつの集計で自分ひとりに寄っていないかを確かめます。それでも足りなければ締切の交渉になりますが、早く伝えるほど通りやすいので、気づいた日のうちに動くのが結局いちばん早いのです。

ほかのツールもどうぞ

仕事をすこし軽くするテンプレートをツール集にまとめてあり、どれも同じように無料で配布しています。生成AIへの指示文をそのまま使いたい方は、プロンプト集もあわせてのぞいてみてください。自分もこれから、締切のある仕事はまずこのシートに書き出すところから始めていくつもりです。