※本記事にはプロモーションを含みます。
社内の回覧は、ひととおり回ってきた時点で判子だけが並び、肝心の中身が誰の記憶にも残っていないことがあります。確認した事実は紙に残っても、そこで出た意見や引き取った作業までは書き留められないので、同じ議題が翌月また持ち上がります。そこで、回覧の確認欄と、決まったこと・宿題を分けて書く欄をひとつにまとめたチェック表を用意しました。
この表を使う3つの場面
部署をまたいで1枚の文書を順に回すとき
回覧ルートが長くなるほど、いまどこで文書が止まっているのか分からなくなります。この表では回す順に部署名と氏名を並べ、受領日と次へ渡した日を両方書く形にしているので、滞っている区間が行をたどるだけで見つかります。意見の欄を同じ行に置いたため、言いたいことがある人はその場で書き込めますし、読んだだけの人は空欄のまま次へ渡してかまいません。差し戻しが必要になった場合も、保留の表にひとこと残しておけば、発信元が後から追いかけられます。
会議の前に資料を読んでおいてもらうとき
事前配布した資料は、読んだかどうかが曖昧なまま会議が始まると、説明のやり直しに時間を取られてしまいます。このチェック表を表紙として付けておけば、誰まで目を通したかが開始前に分かるので、未読の人がいる前提で進めるか、確認を待つかの判断がつくはずです。会議で結論が出た内容は決定事項の表に、その場で片付かなかったものは宿題の表に書き分けると、議事録を別に起こさなくても経緯が追えます。回覧と会議の記録がひとつの紙に乗るぶん、後から探す手間も減ります。
期限のある連絡を取りこぼさず届けたいとき
就業規則の改定や安全教育のような、全員に届いた証跡が必要な連絡では、確認率そのものが成果物になります。集計ページには確認済み・未確認・保留の人数と構成比、遅れている部署の順位を書く欄を用意したので、締切前にどこへ声をかけるべきかが数字で見えてきます。確認率を1マス10%で塗るグラフ欄も付いているため、朝礼で紙を見せながら進み具合を共有する使い方もできます。月別推移の表に完了率を並べていくと、手続きそのものが改善しているかどうかも分かります。
ダウンロード
Word形式（.docx）で配布しています。社内回覧チェック表をダウンロードして、印刷して手書きで回しても、画面上で入力してから配っても使えます。Googleで使いたい人はこちらからコピーを開き、自分のドライブに複製してください。
画面はこうなっています
前半が回覧ルートと確認記録で、後半が決定事項・宿題・保留に分かれており、最後の2ページが集計シート（今回の回覧の進み具合と、月ごとの振り返り）になっています。判子の欄と中身の記録を同じ書式に置いたので、確認の跡だけが残って内容が消える、という事態を避けられます。
使い方（3ステップ）
- 2ページ目の「回覧の基本情報」に文書名・発信部署・発信日・回覧期限を入れ、その下の「回覧の目的・要点」の欄に、読む人にしてほしいことを2行ほどで書き添えます。区分の欄は回覧のみ・要確認・要決裁のいずれかを丸で囲みます。迷ったときは要確認にしておけば、読んだかどうかの印が全員ぶん残ります。
- 「回覧ルートと確認記録」の表に、回す順で部署と氏名を上から書き入れておきます。受け取った人は受領日と確認印を入れ、気づいたことがあれば意見の欄に書き、次へ渡した日まで記入してから回してください。
- 回覧が終わったら、結論は「決定事項」に決定日と決めた人を添えて書き、残った作業は「宿題」の表へ誰が・何を・いつまでを1行ずつ分けて記録します。最後に集計シートの確認状況へ人数を入れ、確認率と順位、その月の完了率まで埋めておくと、次の回覧を出すときの判断材料になります。
よくある質問
確認率や構成比は自動で計算されますか
Word版は印刷して手書きで回す前提の書式なので、人数を数えて書き込む形になります。計算まで任せたい場合は集計シートの表だけを表計算ソフトへ写すと、確認率や順位は関数で出せますし、月別推移もそのまま折れ線にできます。
宿題の欄はどこまで細かく書けばよいですか
担当と期限が入っていれば十分で、作業内容は一行で読み切れる長さに切るのがおすすめです。1行に複数の作業を詰め込むと完了かどうかの判定ができなくなるので、面倒でも分けて書いたほうが後の確認が楽になります。担当が決まらないものは「担当未定」と書いておき、次の回覧で引き継ぐ運用にすると、宙に浮いた作業が見つけやすくなります。
行数が足りないときはどうすればよいですか
表の最終行でTabキーを押すと同じ書式のまま行が増えるため、回覧ルートが長い部署でも延ばせます。逆に人数の少ない回覧では余った行を消しておくと、空欄ばかりの紙を回さずに済みます。項目名を自社の呼び方に書き換えたり、不要な表をページごと削ったりしても差し支えありません。
アップデート履歴
このツールは配布後も改善を続けています。ダウンロードし直せば最新版になります。
- 2026-10-10 使い方の「3ページ目の集計シート」が実物の4ページと食い違い、表が次のページへはみ出していたのを直しました。全5ページに整理し、案内と収録表を実物に合わせています
ほかの書式はツール集、生成AIに下書きを任せたいときの指示文はプロンプト集にまとめてあります。回覧のあとに残った宿題は、いまどこに書き留めているでしょうか。
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