手順書・マニュアル台帳（Excel・無料）｜最終更新日から「次の見直し日」が自動で出る

※本記事にはプロモーションを含みます。

社内の手順書やマニュアルは、作った直後こそきれいに整っているのに、半年もすると画面や様式が変わって中身が現実と合わなくなります。どれが最新でどれが放置されているのか分からなくなると、結局は詳しい人に口頭で聞くという遠回りが定着してしまうのです。そこで、手順書を1行ずつ登録して最終更新日と更新周期を入れるだけで、次の見直し日と残り日数が自動で出る台帳を作りました。

こんな場面で活躍します
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画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

手順書が増えて、どれが最新版か分からなくなったとき

共有フォルダに「手順書_最新」「手順書_改訂版」「手順書_v3」が並んでしまうと、開くたびに中身を見比べる手間がかかります。台帳に名前と最終更新日をまとめておけば、並べ替えるだけで古いものから順に手を付けられるので、探すこと自体に使っていた時間が減っていくでしょう。更新周期を一緒に入れておくと次の見直し日まで自動で計算されるため、放置に気づくのが早くなります。いつ直したかを1か所に集めておくだけで、判断の材料はかなり揃うのです。

監査や検査の前に、更新が止まった資料を洗い出したいとき

チェックが近づいてから慌てて確認すると、期限切れの手順書が思わぬところから出てきて対応が間に合いません。この台帳は判定が「期限切れ」になった行を自動で赤く塗り、期限が近い行はオレンジにするので、開いた瞬間に着手すべき対象が浮かび上がります。集計シートには分類別の期限切れ件数も並ぶため、安全衛生から先に見るのか経理から見るのかという順番も決めやすいはずです。何日前から警告を出すかは自分で変えられるので、検査までの残り期間に合わせて調整してください。

担当の引き継ぎで、資料の状態をまとめて確認したいとき

異動や担当替えのタイミングでは、引き継ぐ手順書がどこまで整っているのかを短い時間で把握しなければなりません。状態を「未着手／作成中／レビュー中／公開中／廃止」から選ぶと進捗率が自動で入るので、未完成のものがどれだけ残っているかが数字で見えます。部署別の整備率も出るため、引き継いだあとに何から着手するかを決める材料になるでしょう。廃止したものは行ごと消さずに状態を変えるだけでよく、履歴を残したまま集計の対象から外せます。

ダウンロード

手順書・マニュアル台帳（Excel・xlsx）をダウンロードする

Googleスプレッドシートで使いたい方は、こちらからコピーしてお使いください。どちらも登録などは不要で、そのまま社内の共有フォルダに置いて構いません。

画面はこうなっています

入力シートは見出し行と200行の入力欄だけの、飾りのない表にしています。うすい黄色が手で入れる欄、青みがかった右の4列が自動計算の欄という色分けなので、どこを触ればよいか迷いません。

集計シートには件数や整備率のサマリーに加えて、分類別の横棒グラフ・状態別の円グラフ・直近12か月の折れ線グラフが並びます。構成比や順位、目標整備率との差、最終更新からの経過日数別の件数まで自動で出るので、報告に使う数字を別で作り直す必要はありません。

使い方（3ステップ）

「入力する」シートのA列に手順書名を書き、B列で分類、C列で対象部署をプルダウンから選び、D列に担当者名を入れます。
E列に最終更新日を「2026/6/25」のような日付で入れ、F列で更新周期の月数を3・6・12・24から選び、G列で状態を選びます。ここまで入れるとH列以降の次回見直し日・残り日数・判定・進捗率が自動で埋まります。
「集計を見る」シートを開き、B5に台帳の名前、B6に何日前から警告するかの日数、B7に目標整備率を入れます。あとは表もグラフも入力に合わせて動くので、集計シートを手で直す必要はありません。

よくある質問

使わなくなった手順書は削除したほうがよいですか

行ごと消さずに、G列の状態を「廃止」に変えるやり方をおすすめします。判定が「対象外」に切り替わって期限切れの件数から外れるうえ、過去にどんな手順書があったかの記録は残るので、後から経緯をたどるときに役立つでしょう。

更新周期が決まっていない手順書はどうすればよいですか

F列を空のままにすると判定欄に「周期を入力」と表示され、次回見直し日は出ません。迷うときはひとまず12（年に1回）を入れておくと、少なくとも1年以上放置される事態は防げます。

200行では足りません

201行目までの範囲を選んでコピーし、その下に貼り付ければ行を増やせます。ただし集計シートの数式は201行目までを見ているので、増やしたぶんだけ範囲も書き換えてください。

ほかにも同じように無料で使えるテンプレートをツール一覧にまとめています。生成AIへの指示文をそのまま貼って使いたい方は、プロンプト集もあわせてご覧ください。自分もこれから社内資料の整理に使っていくつもりなので、使いにくいところが見つかれば少しずつ直していきます。