引き継ぎ書テンプレート（Word・無料）｜業務一覧から手順・チェックリストまで1冊で管理

※本記事にはプロモーションを含みます。

異動や退職が決まってから、真っ白なWordを開いたまま「何から書けばいいんだろう」と手が止まってしまうこと、ありませんか。業務名だけを箇条書きにした引き継ぎ書は、いざ後任の方が動き出したときに「これはどのシステムを開くの？」「締切はいつ？」と質問が飛んできて、結局あとから何度も呼び出されることになりがちです。そこで、業務の全体像から具体的な手順、関係者、引き継ぎの進み具合までを1冊で管理できるWordテンプレートを作りました。

こんな場面で活躍します
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画面はこうなっています
使い方（3ステップ）
よくある質問
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こんな場面で活躍します

異動の内示が出て、最終出社まで2週間しかないとき

期間が短いときほど、思いついた順に書いてしまって抜けが出ます。このテンプレートは本体の1つめが「引き継ぎ業務一覧」になっていて、まず業務名だけを全部書き出し、そのあと重要度の高いものから手順を詳しく書く、という順番で進められます。全部を完璧に書こうとして時間切れになる、という一番よくある失敗を防げます。

担当している業務が多すぎて、どこから手をつけるか決まらないとき

業務一覧には頻度・所要時間・重要度・進捗率(%)の欄があります。毎日発生する業務と年に1回だけの業務では、書くべき細かさも引き継ぎにかける時間も違います。一覧の形で並べてしまえば、先に手順を作るべき業務が自然と浮かび上がってきます。

引き継いだあとに「そんなの聞いていません」が起きやすいとき

チェックリストのページは「説明した日」「一緒にやった日」「独り立ちを確認した日」の3段階になっています。説明して終わりにせず、後任の方が1人で最後までやり切れたところまで記録できるので、引き継ぎが終わったあとの問い合わせがぐっと減ります。

ダウンロード

引き継ぎ書テンプレート（Word / .docx）をダウンロード

Googleドキュメントで使いたい方はこちらからコピーしてお使いください。ブラウザだけで編集できるので、後任の方と共有しながら一緒に埋めていくこともできます。

画面はこうなっています

1ページ目に3行の使い方と収録内容の一覧、2ページ目からが本体です。記入する場所はすべて表のセルになっているので、下線を引いた欄のように文字数で行がずれてレイアウトが崩れることはありません。色のついた見出し行だけ触らずに、白いセルを上から埋めていけば完成します。

使い方（3ステップ）

基本情報を埋める。2ページ目の一番上の表に、引き継ぎ日・引き継ぎ完了予定日・前任者と後任者の所属と氏名・上長の名前を入れます。一番下の「引き継ぎの範囲・背景」の欄には「◯月◯日付の異動にともなう、△△課の定常業務すべて」のように、どこまでが対象なのかを1行で書いておくと、あとから範囲でもめずにすみます。
業務一覧を全部書き出す。「1. 引き継ぎ業務一覧」の表に、担当業務を思いつく限り並べます。頻度は「毎日」「毎週月曜」「毎月末」「年1回」のように、所要時間は「30分」「半日」のようにざっくりで大丈夫です。重要度は高・中・低の3段階、進捗率(%)は最初はすべて0のままにしておきます。
重要度の高い業務から手順を書き、進捗率を更新する。「2. 業務ごとの手順」のページを業務の数だけコピーして、手順を1行ずつ埋めます。使うシステムやファイルの場所、つまずきやすい点まで書けたら、業務一覧の進捗率(%)を上げていきます。最後に「引き継ぎ進捗サマリー」の全体の進捗率を書き、下の進捗メーターを進んだところまで塗れば、残りの引き継ぎ量がひと目で分かります。

よくある質問

業務が10個以上あって、表の行が足りません

表の右下のセルでTabキーを押すと行が増えます。「業務ごとの手順」は2ページぶん入っているので、ページごとコピーして必要な数だけ増やしてください。

パスワードも書いておいたほうがいいですか

おすすめしません。「4. システム・アカウント」の表は、パスワードそのものではなく必要な権限の種類と、権限を申請する相手を書く作りにしています。引き継ぎ書はメールで回ったり共有フォルダに置かれたりしがちなので、鍵そのものは載せないほうが安全です。

PDFにして提出してもいいですか

問題ありません。書き終えたらWordの「名前を付けて保存」でPDFを選べば、そのまま提出用になります。後任の方があとから書き足せるように、Wordのファイルも一緒に渡しておくと親切です。

ほかのテンプレートはツール一覧にまとめています。同じ作業を生成AIに手伝ってもらうための指示文はプロンプト集に置いてありますので、あわせてどうぞ。自分もこれから引き継ぎのたびに使っていくつもりなので、使いにくいところが見つかれば少しずつ直していきます。